泛微·采知連：OA中成長的知識文檔管理軟件，來源工作·服務(wù)工作
艾瑞咨詢在《2022年中國數(shù)智融合發(fā)展洞察》中提到，全球數(shù)據(jù)量以59%以上的年增長率快速增長，其中80%是非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，中國數(shù)據(jù)量的上升較全球更為迅速。尤其，當(dāng)前許多組織都在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進程中，組織的數(shù)據(jù)量級正持續(xù)以幾何倍數(shù)增長。但從存儲量來看，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)僅占20%，其余80%都是以文件、語音、圖片等形式存在的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，且我們?nèi)粘５霓k公文件幾乎都屬于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。
統(tǒng)觀當(dāng)下，傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)解決的更多是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理、業(yè)務(wù)流程管控的問題，很難有效地處理和應(yīng)對知識文檔爆發(fā)式增長帶來的存儲和應(yīng)用問題。但知識文檔又是組織決策的重要參考依據(jù)，所以知識必須要走向業(yè)務(wù)、融合業(yè)務(wù)、支撐業(yè)務(wù)，才能更好地提升組織的核心競爭力。那么，組織如何對知識文檔進行采集、存儲、利用和創(chuàng)新？如何建立專屬的、高效的知識網(wǎng)絡(luò)？組織做好知識文檔管理對自身有哪些價值提升？我們有幸邀請到泛微·采知連事業(yè)部總經(jīng)理司韜，來為我們詳細(xì)解讀。
1、組織在知識文檔管理過程中會遇到哪些難點和問題？
答：關(guān)于組織知識文檔管理的難題，我們可以從三個方面來看：
第一，組織級的海量知識來源分散，它們可能產(chǎn)生于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的附件歸檔，可能產(chǎn)生于用戶的本地電腦終端，也可能來源于組織的相關(guān)利益方，比如供應(yīng)商和客戶，如何完整且方便地進行知識采集是一個難題。
第二，組織知識文檔在管理過程中，需要有權(quán)限控制、流程控制、有規(guī)范的版本管理、編號規(guī)則、標(biāo)簽屬性等，如何合規(guī)、安全地進行體系化知識的建設(shè)也是我們需要去解決的問題。
第三，對于前端用戶，總希望能通過快速精準(zhǔn)地搜索，在業(yè)務(wù)過程中及時、準(zhǔn)確地獲取知識服務(wù)，如何把組織積累下來的知識資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為前端業(yè)務(wù)的戰(zhàn)斗力，這點也是每個組織面臨的困擾和挑戰(zhàn)。
2、聽說泛微今年專門推出了一款數(shù)字化知識文檔管理應(yīng)用——采知連，能給我們簡單介紹一下嗎？它如何解決這些難點？
答：在正式介紹采知連之前，請允許我先為大家簡單介紹下泛微，泛微專注協(xié)同管理軟件OA領(lǐng)域21年，是“國家規(guī)劃布局內(nèi)重點軟件企業(yè)”、OA行業(yè)上交所主板上市公司。在全國設(shè)立有200+分支機構(gòu)， 8000+余人專業(yè)團隊。迄今，已成功為87個細(xì)分領(lǐng)域、全國60000多家政府機關(guān)及企事業(yè)單位提供服務(wù)。
泛微·采知連是一款在OA軟件中成長起來的數(shù)字化知識管理平臺。泛微21年的發(fā)展，知識管理一直伴隨著辦公過程中。如何將每一位員工腦海中的隱形知識變成顯性知識？如何將日常辦公工作中散落在溝通、流程、項目過程中的知識統(tǒng)一收納整理，變成系統(tǒng)化的知識庫？客戶對我們提出了各種各樣的需求。20余年的發(fā)展，我們解決了一個又一個客戶的問題，今天，泛微知識管理平臺已經(jīng)成長為一款獨立的數(shù)字化知識管理平臺——采知連。采知連是借助泛微的低代碼平臺、移動化、智能化能力，所構(gòu)建的數(shù)字化、融于業(yè)務(wù)的知識文檔管理系統(tǒng)。采知連致力于為組織提供完整的知識文檔管理解決方案，讓組織將所有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸集到統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)知識文檔的自動采集、自動推送、智能問答，讓“知識來源于工作，服務(wù)于工作”。
3、泛微·采知連都有哪些功能和亮點呢？
答：泛微的采知連知識文檔管理系統(tǒng)，首先是一個組織的知識文檔容器，能夠快速采集不同系統(tǒng)來源的知識文檔。同時向前端的各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送知識服務(wù)。讓我們可以在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中處理事務(wù)的同時，去進行知識的預(yù)覽、編輯、更新、檢索等操作，實現(xiàn)知識的積累、分享、利用、創(chuàng)新這一個完整的閉環(huán)。
具體來看，它的功能亮點有以下幾點：
?知識的自動智能采集：我們會結(jié)合組織的管理特點，從組織、產(chǎn)品、項目等多維度去建立一個完整的知識倉庫，首先通過開放采集接口，讓OA、ERP、HR、CRM等應(yīng)用系統(tǒng)的文檔自動歸集到知識平臺。也可以通過RPA技術(shù)去采集互聯(lián)網(wǎng)上有業(yè)務(wù)價值的知識、文獻。當(dāng)然，我們也支持人工系統(tǒng)的上傳導(dǎo)入文檔，還可在移動端即時通訊工具中自動采集文檔、語音、照片。
?知識的安全有序管控：在知識庫中，我們可以根據(jù)組織的管理要求，建立對應(yīng)的規(guī)則，每一個采集進來的知識文檔可以按照策略自動進行分類、編號、賦予權(quán)限、流程觸發(fā)、版本更新，讓知識文檔的沉淀和管理更加安全有序。
?知識的分享與推薦：在工作中，我們可以通過不同應(yīng)用渠道去進行多種知識的發(fā)布分享，比如單文檔的點對點知識推薦，同一主題的多文檔知識打包后以結(jié)構(gòu)化地圖的方式進行分享，針對體系類的文件可以通過審批流程進行管控，隱性的知識還可以通過打造組織內(nèi)部的專家網(wǎng)絡(luò)進行傳播，讓組織的知識在內(nèi)部充分共享，且文檔層面的協(xié)作不受空間和時間限制。
?知識的精準(zhǔn)利用：在知識的利用上，通過微搜、智能搜索引擎，讓員工在知識庫中精準(zhǔn)查找；移動端也可以利用小E、語音指令快速找知識、找專家。并且，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的操作過程中，系統(tǒng)會提供實時輔助，結(jié)合崗位、用戶行為、流程節(jié)點、項目任務(wù)、權(quán)限規(guī)則進行知識的推薦，還可以在海量的知識庫中，利用智能引擎去構(gòu)建知識圖譜，去構(gòu)建組織專屬的知識神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)。
?知識的創(chuàng)新優(yōu)化：我們可以通過運營知識社區(qū)、知識協(xié)作、知識問答等功能應(yīng)用支撐組織創(chuàng)新文化實踐的落地，還可以通過積分管理、績效規(guī)則、知識報表等工具來激勵員工的創(chuàng)新實踐舉措，在日常的知識活動運營、平臺運營、內(nèi)容運營的活動中營建創(chuàng)新氛圍、宣導(dǎo)創(chuàng)新文化，實現(xiàn)知識管理的良性循環(huán)。
?文控全生命周期管理：采知連可對文件從預(yù)審、新增、變更、作廢、刪除等全生命周期進行流程化管理，在文檔的流程化審批過程中，可對審批的查看、編輯、下載、打印等權(quán)限進行分發(fā)，文檔的狀態(tài)會根據(jù)審批進度相應(yīng)變化為草稿、生效、作廢等，系統(tǒng)還會詳細(xì)記錄文件的編輯修改版本、生效發(fā)布版本，以及每個體系文件的借閱、培訓(xùn)、分發(fā)、回收等關(guān)聯(lián)信息。
4、泛微·采知連有哪些技術(shù)優(yōu)勢？
答：泛微·采知連知識文檔管理系統(tǒng)的技術(shù)特點主要體現(xiàn)在6個方面：
?智能技術(shù)：融入OCR、RPA、語義識別等多種智能技術(shù)，讓知識文檔可以高效收集和利用。
?移動適配：PC、移動一體化的知識獲取和積累，多端適配，用戶通過一部手機就能進行文檔的積累、分享和創(chuàng)新。
?便捷集成：通過集成中心，實現(xiàn)與各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的知識接入接觸，讓文檔可自動采集、按需調(diào)用，使文檔與業(yè)務(wù)深度融合。
?易于擴展：低代碼平臺可賦予組織自定義、以及自行構(gòu)建數(shù)字化知識文檔管理應(yīng)用的能力，按需構(gòu)建，可不斷擴展新的應(yīng)用。
?安全保障：采知連提供了完善的安全體系設(shè)計及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩Ｕ喜呗?，涵蓋系統(tǒng)層、數(shù)據(jù)層、策略層、權(quán)限層，避免知識文檔流失以及泄密風(fēng)險發(fā)生。
?全棧信創(chuàng)支持：采知連從底層CPU、服務(wù)器、中間件、數(shù)據(jù)庫、瀏覽器到各種文檔環(huán)境進行全面信創(chuàng)支持，可為組織打造全生態(tài)信創(chuàng)平臺。
5、企業(yè)應(yīng)用泛微·采知連，會有哪些方面的價值提升呢？
答：泛微·采知連文檔管理系統(tǒng)，可結(jié)合行業(yè)業(yè)務(wù)特點和用戶個性化需求，搭建從采集、管理到利用、創(chuàng)新的全生命周期知識應(yīng)用。既可以與泛微的協(xié)同平臺無縫融合，也可以深度集成其它異構(gòu)系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)中快速、精準(zhǔn)地為用戶提供知識服務(wù)。
?統(tǒng)一采集沉淀：統(tǒng)一采集不同來源、不同系統(tǒng)的知識文檔，統(tǒng)一存儲，讓組織知識能夠完整、及時的沉淀。
?文控標(biāo)準(zhǔn)落地：能夠滿足不同行業(yè)的文控標(biāo)準(zhǔn)，讓不同行業(yè)企業(yè)的文檔管控體系得到更有效的落地。
?數(shù)字簽名防篡改：利用數(shù)字可信身份、數(shù)字簽名等技術(shù)手段，讓系統(tǒng)用戶身份可信、行為防抵賴、知識文檔防篡改，讓數(shù)字化成果可信。
?融于業(yè)務(wù)場景：根據(jù)業(yè)務(wù)場景，向前端各業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送個性化的知識服務(wù)；結(jié)合智能化的語音搜索手段，讓知識文檔能夠更加精準(zhǔn)地被查找和分享。
?嚴(yán)格安全保障：提供完整的安全保障策略，規(guī)避組織知識文檔流失、泄密的風(fēng)險。
?智能精準(zhǔn)推送：通過RPA機器人、語義分析、語義理解、知識圖譜把知識推送給到需要的人、需要的工作場景中，例如項目管理過程和流程審批辦理等，真正做到讓知識來源于工作，讓知識服務(wù)于工作。
6、泛微·采知連有沒有應(yīng)用過的成熟案例，是否可以為我們列舉一二？
答：泛微在87個細(xì)分的行業(yè)領(lǐng)域都有大量的經(jīng)驗沉淀，比如制造行業(yè)的ISO文控體系、醫(yī)藥行業(yè)GXP的文控體系、工程建筑行業(yè)的協(xié)同文控管理、軍工領(lǐng)域的文檔涉密管理等等，結(jié)合泛微的低代碼平臺、長達21余年的行業(yè)服務(wù)經(jīng)驗，我們可以幫助每一家企業(yè)建立完整的、可落地的知識文檔管理體系。
比如，伊利集團與我們合作，構(gòu)建了覆蓋全集團9萬用戶的統(tǒng)一知識共享平臺，基于集團業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，制定了落地性的知識管理支撐舉措，面向研發(fā)、項目、培訓(xùn)、品牌等板塊建立專項的知識倉庫，統(tǒng)一采集OA系統(tǒng)、PLM系統(tǒng)、用戶桌面的知識資料，通過知識門戶、知識地圖進行知識的有效分享，通過社區(qū)、問答來促進穩(wěn)定性知識的轉(zhuǎn)化，提供全局的智能搜索引擎，對各類問題精準(zhǔn)定位。
再比如某軍工企業(yè)，與泛微合作建立了滿足軍工行業(yè)涉密要求的知識共享協(xié)作平臺，通過知識標(biāo)簽對內(nèi)部知識資料進行結(jié)構(gòu)化處理，便于用戶組合檢索；面對公司全球的項目，建設(shè)項目知識地圖，結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)項目成果總結(jié)；針對專業(yè)文檔進行密集管理和敏感詞管理，保障知識應(yīng)用體系的安全、合規(guī)。
當(dāng)然，我們還有很多案例，感興趣的可以搜索采知連官網(wǎng)做進一步了解。
7、泛微·采知連未來的發(fā)展目標(biāo)是什么？
答：泛微·采知連知識文檔管理系統(tǒng)，可幫助組織實現(xiàn)知識文檔的自動采集、有效積累、全面分享、多方創(chuàng)新，讓組織內(nèi)的大腦互聯(lián)，助力組織建設(shè)成為全新的知識型組織，在數(shù)字經(jīng)濟時代獲得發(fā)展先機。未來，在采知連的發(fā)展上面，我們會加大三方面的投入：
?智能技術(shù)應(yīng)用，提升知識文檔采集、利用效率。充分利用當(dāng)下前沿的智能技術(shù)，讓知識收集、推送更加高效、精準(zhǔn)，滿足用戶及工作場景所需。
?平臺化能力，提升應(yīng)用擴展靈活性。充分利用泛微底層的門戶引擎、流程引擎、內(nèi)容引擎、搜索引擎、建模引擎、集成引擎、智能引擎及低代碼平臺，讓知識文檔管理實現(xiàn)個性化配置，靈活擴展。并與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接，讓知識文檔管理與業(yè)務(wù)深度融合。
?可信身份技術(shù)，貫穿知識文檔管理全過程。充分利用數(shù)字可信身份、數(shù)字簽名等技術(shù)手段，保障系統(tǒng)用戶身份可信、行為防抵賴、知識文檔防篡改，讓數(shù)字化成果可信。
最后，希望有知識管理需求的企業(yè)、組織，都能想到泛微·采知連，多多關(guān)注泛微·采知連！
